CHEFiOS - Organisatoriska förutsättningar för chefskap

CHEFiOS-projektet var ett Forsknings- och Utvecklingsprojekt som handlar om förutsättningar för chefskap i offentlig sektor. Arbetet utfördes i samverkan med Alingsås, Ale, Borås och Göteborgs kommuner. Ytterligare tre kommuner bidrog i en referensgrupp. Totalt medverkade 6 förvaltningar i interventionsgruppen och ytterligare 22 jämförbara förvaltningar i en referensgrupp. I huvudsak studerade projektet förutsättningarna för att verka som chef i förvaltningar med inriktning mot skolan, vård och omsorg samt tekniska förvaltningar. Förutsättningarna för chefskapet kartlades med hjälp av fyra olika metoder och resultatet gav en spegelbild av den egna verksamheten. I ett andra steg genomförde förvaltningarna olika typer av utvecklingsarbeten för att förbättra förutsättningarna för att vara chef. Dessa var baserade på kartläggningarna och diskussioner och reflektioner i ledningsgrupperna. Detta arbete följdes av forskarna som även gav stöd till förvaltningarna i utvecklingsarbetet. I det tredje steget gjordes en jämförelse med hur förutsättningarna var när projektet startade.

Målsättningen var att utveckla metoder som kan användas för att underlätta utvecklingsarbetet i olika typer av offentliga organisationer. Resultaten har använts i olika typer av utbildningar.

Projektets övergripande syfte var att ta fram kunskap och metoder för chefs- och organisationsutveckling som bidrar till attraktiva och utvecklingsorienterade arbetsgivare i offentlig sektor. Det vetenskapliga syftet var att utveckla kunskap om sambanden mellan organisatoriska förutsättningar för chefskap och verksamhetens utvecklingsförmåga, effektivitet och arbetsmiljö. Det tillämpningsinriktade syftet var att förbättra dessa förutsättningar för operativa chefer i fem kommunala förvaltningar genom organisationsinriktade interventioner baserade på tidigare forskning och metoder för kartläggning och analys. Kunskapen sammanställdes så att den kan omsättas i chefsutbildningar och i utvecklingsprojekt i offentlig sektor. Forskarna samverkar under hela projektet och även efteråt med praktiker och strategiska aktörer för att befrämja kunskapsspridning.

Resultaten har publicerats i ett antal vetenskapliga artiklar och rapporter. Projektet slutrapporterades i två nedladdningsbara rapporter samt resulterade i två doktorsavhandlingar.

Kort sammanfattning av resultaten

Nedan sammanfattas kort några av resultaten av alla analyser. För mer information; se slutrapporterna, de två avhandlingarna och listan över artiklar från Chefiosprojektet.

En stor andel av kommunala chefer är överbelastade och har bristande resurser för att kunna göra ett bra jobb. De riskerar även sin egen hälsa. Det finns också många chefer som har en god arbetssituation. Chefens arbetsmiljö går att förstås utifrån de organisatoriska förutsättningarna. Några organisatoriska strukturer visade sig ha särskilt stor betydelse för chefers arbetssituation; ett tydligt och avgränsat chefsuppdrag, antalet medarbetare per chef, tillgång till välanpassade administrativa stödresurser, och forum för dialog mellan nivåer och funktioner i organisationen om både budget, verksamhet och personalfrågor.

Ett viktigt resultat var att goda och dåliga arbetssituationer inte var slumpmässigt fördelade i hela studiegruppen. Det fanns systematiska skillnader mellan de olika verksamheterna vi studerade: skola, vård/omsorg och teknisk service. Genomgående var villkoren sämre och arbetssituationerna mer belastande i de kvinnodominerade verksamheterna. Genom de metodansatser vi använde (som klusteranalys och urval som möjliggjorde jämförelser) kunde vi också visa att det finns goda och mindre goda exempel i alla typer av verksamheter vilket ger kunskap som kan användas för att förbättra chefers arbetssituation i alla typer av kommunala verksamheter.

Det mest väsentliga för Chefios interventionens kartläggningsdel är att en organisation måste förstås med ett helhetsperspektiv med tyngdpunkt på ett strukturellt perspektiv. Vid återkopplingarna till ledningsgrupperna av resultaten av kartläggningen med de fyra instrumenten, var det viktigt alla fyra frågorna besvarades; hur har cheferna det, vad gör chefer, hur fungerar och kommunicerar organisationen och hur fungerar verksamheten? Det var först när hela bilden ”låg på bordet” i ledningsgruppen som det blev meningsfullt och konstruktivt att tolka resultaten. För att kunna värdera resultaten i en interventionsorganisation användes jämförelser med andra organisationer med liknande verksamhet och med organisationer med helt andra verksamheter (till exempel att jämföra chefskvot i äldreomsorgsverksamheter med tekniska verksamheter.
En annan viktig aspekt för att underlätta förändring är att se till att resultaten presenteras för rätt grupp, i detta fall för hela ledningsgruppen samlad. På så sätt kan resultaten tolkas och förstås utifrån flera perspektiv och ett gemensamt reflekterande startar som kan underlätta att ledningsgruppen skapar en gemensam helhetssyn av sin organisation. Detta är grunden för ett konstruktivt förändringsarbete enligt Chefios konceptet.

Chefiosprojektets resultat och interventionsmodell har använts för att utveckla ett verktyg av Suntarbetsliv; Chefoskopet (ska lanseras i början av 2018). Här finns sammanfattningar av resultaten, intervjuer med praktiker och forskare. Verktyget är upplagt så att det ska fungera som stöd för ledningsgrupper i deras eget utvecklingsarbete av organisatoriska förutsättningar för chefer i offentlig sektor.
Mer information på Suntarbetslivs hemsida.

Chefiosprojektets jämförande ansats för att synliggöra och reflektera kring jämställdhet i arbetsmiljö mellan mans- och kvinnodominerade verksamheter har använts av Arbetsmiljöverket som låtit utveckla ett litet verktyg på sin hemsida: Organisera för en jämställd arbetsmiljö. Verktyget är tänkt att användas av ledningsgrupper, arbetsmiljökommittéer med mera som ett stöd att börja få syn på och reflektera kring villkoren i mans- och kvinnodominerade organisationer.